Organiser un anniversaire surprise réussi en 8 étapes clés

Cette année, vous organisez l’anniversaire surprise d’une personne chère à votre cœur. Pas évident de tout planifier, alors pour vous aider j’ai préparé un guide en 8 étapes clés.

Vous avez pris en charge l’organisation de l’anniversaire surprise de votre maman, de votre mari ou de votre meilleure amie et c’est une lourde tache qui pèse sur vos épaules. Vous ne savez pas par où commencer ? Pas de panique : l’équipe d’Ecocup s’est mise à votre place, et après avoir mené notre enquête, nous vous avons concocté un guide pour gérer l’organisation de l’événement de A à Z. Du choix de l’heure, de la date et du thème en passant par la décoration, les gobelets d’anniversaire personnalisés, l’établissement de la liste des invités et allant jusqu’au gâteau et au cadeau, c’est parti, prenez des notes !

1. Choisir la date et l’heure pour organiser l’anniversaire

Si l’anniversaire tombe un week-end, cela vous facilite les choses car vous savez que les gens seront plus disponibles qu’en pleine semaine. Cependant, choisir le jour J pour organiser l’anniversaire peut ne pas être une bonne idée, car votre invité principal pourrait déjà avoir quelque chose de prévu, ou anticiper la surprise.

Si l’anniversaire tombe en pleine semaine et que vous décidez d’attendre le week-end pour organiser la fête, la personne pourrait penser que vous l’avez oubliée ! Quelques jours en amont de l’événement est donc une bonne solution pour réussir la surprise.

Cependant si comme nous vous êtes du genre superstitieux, vous savez que célébrer un anniversaire avant la vraie date est un risque de porter la poisse. Dans ce cas, envoyez un petit message le jour J à votre proche pour signifier que vous avez bien pensé à lui, et n’hésitez pas à organiser la fête surprise le week-end suivant pour être sûr que tout le monde soit disponible.

Concernant l’heure : pour une fête en famille, misez plutôt sur un après-midi. Effectivement, on va par exemple éviter d’organiser une soirée jusqu’au bout de la nuit pour son papy de 80 ans ou pour sa maman de 60 ans (bien que votre grand-père ou votre mère puissent tout à fait être des gros fêtards).

Pour votre meilleure amie trentenaire, votre mari de 40 ans ou votre copain de 20 ans, nous vous conseillons plutôt un vendredi ou un samedi soir, voire un week-end entier pour faire la fête.

2. Choisir le thème de la soirée

Choisissez un thème pour lequel il est facile d’imaginer une décoration et des costumes. Partir sur « Les invasions mongoles en Birmanie de 1277 et 1287 », même si votre ami est passionné d’histoire, n’est pas forcément une bonne idée.

Nous vous avons concocté une petite liste de thèmes pour vous inspirer, en fonction du profil de votre invité d’honneur.

Thème pour l'anniversaire de sa maman de 50 ans

– Disco : en avant les boules à facette et les pantalons pattes d’eph’ !
– Chic et détail choc : si votre maman aime se pomponner mais aussi que c’est une rigolarde
– Or et argent : pour une soirée luxe ou bling-bling
– Black & White : avec des jeux d’ombre et de lumière
– Garden party : pour les beaux jours chauds d’été

Thème pour l'anniversaire de son mari de 40 ans

– Les personnages de film : attendez-vous à croiser Rambo dans la cuisine
– Rock’n roll : guitare électrique, tenues excentriques et ambiance déjantée !
– Duos célèbres : comme Tic et Tac, Marge et Homer, Astérix et Obélix ou Sherlock et Watson
– Foot : n’oubliez pas que même si vous n’avez pas le même maillot vous avez la même passion ! Interdit de se juger selon son club de prédilection
– James Bond 007 : team super-méchant ou team agent secret ?

Thème pour l'anniversaire de sa meilleure amie de 30 ans

– Années 60 : Flower Power, peace & love et déco psychédélique
– Fantasy : avec des licornes, des centaures, des elfes et autres forêts maudites
– Venez comme vous ne serez jamais : votre copine très féminine en gros barbu ou votre papa hyper classique en punk, du jamais vu !
– Super-héros : de Batman à Kick-Ass, les justicier(e)s masqué(e)s à incarner ne manque pas
– Soirée blanche : pour annoncer la nuit blanche qui se profile

Thème pour l'anniversaire de son copain de 20 ans

– Ange et démon : quel camp choisirez-vous ?
– Harry Potter : vous pouvez choisir parmi les classiques Harry, Ron et Hermione mais aussi viser la difficulté en incarnant le Choixpeau Magique, Buck l’hippogriffe ou Dobby l’elfe de maison
– Personnages de jeux vidéo : Mario, Zelda, Pokémon, Fifa, Sonic, les Sims… tellement de possibilités !
– Zombis : pour une ambiance sanguinolente et apocalyptique
– Fluo : à travers de la peinture, du maquillage, des vêtements et accessoires. S’ils sont phosphorescents c’est encore mieux !

L’indispensable : si c’est une soirée déguisée, prévoyez un costume pour la personne dont c’est l’anniversaire ! Sans quoi, il / elle se sentira tristement seul(e) parmi tous ces hippies.

Finalement, pour une idée originale, Starface propose des masques personnalisés, pour que chaque invité aborde le même visage que la star du jour en version cartonnée. Fou rire et surprise assurés !

3. Etablir la liste des invités

Dans un premier temps, peu importe qui vous contactez : précisez bien à tout le monde qu’il s’agit d’un anniversaire SURPRISE et que la personne concernée n’est au courant de rien, donc gare aux boulettes qui pourraient gâcher l’effet tant désiré !

Vous avez beau très bien connaître la personne pour qui vous organisez cette surprise, nous vous conseillons de choisir un allié parmi ses proches (votre père si c’est pour votre maman, son meilleur ami si c’est pour votre mari ou son frère si c’est pour votre copain) pour vous aider à établir la liste des invités.

D’une pierre deux coups : cet allié pourra également tenir le rôle du complice qui sera chargé d’occuper la personne dont c’est l’anniversaire et de la faire venir sur les lieux de la fête au moment voulu.

Pour votre maman, faites appel à votre père ou à sa sœur qui saura vous aider à rassembler ses amis et la famille. Pour votre mari, votre copain ou votre petit frère demandez de l’aide à son meilleur ami ! Il saura assurément qui contacter pour être sûr que la bande de copains soit au complet. Si c’est pour votre meilleure amie, voyez avec sa maman ou une amie commune pour lister les personnes à convier.

Lorsque vous avez établi votre liste, lancez les invitations ! Parmi les moyens les plus pratiques, nous vous conseillons de passer par Facebook avec la création d’un événement privé, par la mise en place d’un groupe de discussion via l’application WhatsApp ou par l’envoi d’un mail commun.

L’avantage des groupes Facebook, WhatsApp ou d’un mail est la possibilité d’y partager toutes les informations relatives à l’événement en temps réel. Demandez rapidement confirmation de la venue ou non des invités pour pouvoir vous organiser.

Si vous voulez tout gérer de A à Z sur un seul outil, Dooliz vous permet d’envoyer les invitations et de centraliser les réponses sur un tableau de bord qui se met à jour automatiquement.

4. Définir un lieu pour organiser la fête

Petit budget : à la maison

Pas cher voire gratuit : l’organisation à la maison. L’avantage d’organiser ça chez vous, chez le proche dont c’est l’anniversaire ou dans la grange de vos grands-parents, c’est l’économie de la location de la salle. Seule contrainte : le bruit occasionné pour le voisinage. Si vous pensez inviter 80 personnes et installer une piste de bowling dans votre jardin, soyez certain d’avoir la place nécessaire et que vos voisins soient prévenus (et d’accord).

L’idée originale : si votre meilleure amie est aussi votre collègue, pourquoi ne pas lui organiser un anniversaire surprise au bureau ?

En plus, pour vous libérez l’esprit, pensez à louer de la vaisselle comme celle proposée par Re-uz. qui est microondable, lavable et incassable. Cette location est un service clef en main : Re-uz achemine les contenants vers votre événement, les récupére après et les lave pour vous.

Budget moyen : au bar ou au restaurant

Pour votre petit frère de 18 ans ou votre meilleure amie, rien de tel que de privatiser un bar. Le site les barrés vous aide à réserver le bar qu’il vous faut où que vous soyez. Le gros avantage, c’est que vous n’avez pas besoin de gérer le stock de boisson. Cependant vous n’aurez sûrement pas de possibilité de repas sur place, et vous risquez de ne pas être libre sur le plan déco.

Deuxième option, pour organiser l’anniversaire surprise de sa maman ou de son mari, pensez au restaurant. Cela va vous permettre de vous retrouver en petit comité et de n’avoir rien à gérer.
Plusieurs choix s’offrent à vous :
– Un dîner avec une table classique – au restaurant étoilé La Tour d’Argent, menu à partir de 105€ par personne
– La privatisation d’un espace – au restaurant Le Point Zéro, à partir de 19€ par heure
– La privatisation du restaurant – Le Zango, sur devis en fonction de la formule choisie

Attention, généralement les repas du soir sont plus chers que ceux du midi. Prenez également en compte le fait que vous n’aurez pas forcément la main sur la décoration, et que vous ne pourrez sûrement pas vous éterniser sur place au-delà d’une certaine heure.

Budget moyen à élevé : louer une salle

Si vous voulez organiser une fête à l’extérieur, vous pouvez miser sur la location d’une salle. Il en existe de toutes les tailles, services de restauration, décoration et ménage compris – ou non.

Le budget varie entre 130€ et 3500€, en fonction de plusieurs facteurs tels la capacité d’accueil, la décoration personnalisée, la durée de la location, le prestige du lieu ou les options choisies (ménage, traiteur, spectacle et animations). Pour vous aiguiller, plusieurs sites internets sont dédiés à la réservation de salle, comme par exemple abc salle ou 1001salles.

Vous pouvez finalement choisir un lieu plus atypique pour organiser la soirée et la rendre inoubliable. S’offrent à vous, entre autres : un loft de 85m² situé sur la plus belle avenue du monde (249€ de l’heure), une péniche de 60m² à Metz (70€ de l’heure), un ancien couvent parisien (à partir de 1945€ HT) ou encore un manoir du XVe siècle situé dans le Maine-et-Loire (50€ de l’heure).

N’attendez pas la dernière minute pour réserver ! Il faut souvent s’y prendre plusieurs mois à l’avance afin d’être sûr que le lieu soit disponible à la date que vous avez choisie.

5. Prévoir le repas et les boissons

Petit budget : cuisine faite-maison

Pour réduire le budget, organisez une auberge espagnole ! Pour éviter que tout le monde n’apporte des chips, créez un document partagé sur lequel chacun peut indiquer ce qu’il compte préparer.

Concernant les boissons, variez les plaisirs. Champagne, mojitos, sodas ou jus d’orange, il en faut pour tous les goûts : prévoyez donc des boissons avec et sans alcool que vous pourrez servir dans les gobelets personnalisables Ecocup ®, incassables, réutilisables, économiques et écologiques ils seront votre meilleur allié pour ce genre d’événements (sans oublier que l’abus d’alcool est dangereux pour la santé, et à consommer avec modération).

Veillez à ce que la répartition boisson / nourriture soit bien équilibrée. Je vous propose ci-dessous une petite prévision générale pour vous aider à estimer la quantité moyenne de mets et boissons dont vous aurez besoin pour combler chaque invité.

Concernant les boissons :
– Un litre de boisson non-alcoolisée par personne
– Pour les long drink (alcool mélangé avec du soft), comptez deux bouteilles de soft pour une bouteille d’alcool
– Si vous prévoyez un vrai repas, moitié moins de bouteilles de vin que d’invité (par exemple 25 bouteilles pour 50 invités)
– Pour le champagne on estime une bouteille pour 4 personnes

Si les maths ne sont pas votre point fort, le calculateur de bsoft-team.com pourra vous aider à estimer la quantité de bouteilles nécessaires, et le budget estimé. Nous vous avons également construit un guide pour calculer le nombre de gobelets réutilisables nécessaires pour votre évènement.

Concernant la nourriture :
– Pour un buffet, comptez 6 ou 7 mignardises par personnes
– Pour un repas avec de la viande, prévoyez une portion de 150 à 200g par personne et de 120 à 150g pour le poisson
– Concernant les féculents, 60g de riz, 150g de pommes de terre ou 100g de pâtes
– Vous pouvez diminuer cette portion si vous prévoyez au moins 120-140g de légumes
– Pour le fromage on compte 70g par personne, et 110g pour le dessert
– N’oubliez pas le pain, avec environ un quart de baguette par personne

Ces chiffres sont des estimations tirées des sites cmonanniversaire, Chef Simon et idbuffet.

En outre, si vous préparez un vrai repas plutôt qu’un buffet, vérifiez d’avoir suffisamment d’assiettes et couverts pour que chacun puisse manger (c’est quand même mieux). Au cas où, sachez qu’il existe des services de location de vaisselle très abordables.

Finalement : le gâteau. Si vous avez l’âme d’un pâtissier, vous pouvez confectionner une pièce travaillée tel un number cake ou un gâteau à thème. Faites un gâteau en rapport avec les thèmes que vous auriez pû choisir : chic et détail choc, rock’n roll, superhéros, jeux vidéo.

Pour des recettes plus classiques comme un gâteau au yaourt, un moelleux au chocolat ou une charlotte aux fraises, les sites marmiton, cuisineaz et 750g sont vos meilleurs amis.

Entraînez-vous avant la soirée afin de ne pas prévoir à tester une recette que vous n’avez jamais faite le jour J. En cas de loupage, vous risqueriez de vous retrouver avec un gâteau tout moche, brûlé ou mal cuit inservable aux invités !

Budget moyen à élevé : faire appel à un traiteur

Une bonne solution pour éviter le stress des préparatifs et une organisation trop importante : faire appel à un traiteur. Que vous optiez pour un buffet froid, des petits fours ou un repas complet, vous devrez prévoir un budget de 5 à 55€ par personne.

N’oubliez pas le gâteau ! Pour bien coller à votre thème, vous pouvez commander une création originale. Le tarif dépendra du nombre de parts que vous souhaitez : comptez entre 20€ et 69.90€ pour un gâteau original de 10-12 parts, environ 80€ pour une pièce de 18 parts et 199€ pour une pièce de 49 parts.

Pour un gâteau plus traditionnel au chocolat ou aux fruits, renseignez-vous auprès d’Auchan, Carrefour Traiteur ou encore sur le site Les desserts de Candy qui vous en proposent un large choix de toutes les tailles pour tous les budgets.

6. Organiser des activités et des animations inoubliables

A la maison

– Une Murder Party, à organiser vous-même ou en formule tout compris – à partir de 19.20€
– Monter une chorégraphie sur mesure (ou apprendre celle d’un clip) et faire un petit spectacle – gratuit
– Organiser un flash-mob avec tous les invités de l’anniversaire – gratuit

A l’extérieur

– Un live escape game géant – de 19€ à 35€ par personne
– Réaliser un shooting photo avec un professionnel, pour une personne seule ou en groupe – de 79€ à 149€
– Réserver un après-midi SPA avec massage, bain de boue et soins : TripAdvisor saura vous guider en fonction de la ville qui vous intéresse

L’idée en plus : une activité organisée pendant la préparation de la surprise le Jour J peut être un prétexte pour occuper votre invité d’honneur.

Dernier point mais pas des moindres : la musique

Si vous organisez l’anniversaire chez vous, pensez à établir une playlist voire louer une sono pour que tout le monde puisse en profiter (de 67€ à 317€, sans la caution). Vous pouvez également faire appel à un DJ, tout en sachant que cela a un certain coût. Généralement le tarif est à la carte, en fonction du nombre de convives, de la durée de la prestation et de la notoriété de l’intervenant.

Si vous avez réservé une salle, un bar ou un restaurant et que la musique est comprise dans le prix, pas la peine de vous en préoccuper (ou éventuellement négocier avec eux ce que vous voulez qu’ils passent). Si vous devez vous en charger vous-même, rabattez-vous sur le DJ ou la playlist maison en fonction de votre budget.

Mon petit conseil pour la playlist : sauvegardez-la sur une clé USB ou pensez au mode hors-ligne sur Spotify et Deezer ! Ne comptez pas sur internet, car si la connexion est mauvaise là où vous faites la fête, la musique risque de laguer et cela sera très agaçant.

7. Penser la décoration du lieu

Petit budget : le Do It Yourself

En fonction du thème que vous avez choisi, vous pouvez créer votre décoration vous-même. Il existe pléthore de tutoriels sur YouTube et d’images sur Pinterest qui pourront vous inspirer et vous guider. Le seul investissement que vous aurez à faire sera le matériel (colle, ballons, ciseaux, cartons, peinture…), autrement dit : pas cher !

Voici de quoi trouver l’inspiration d’accessoires à réaliser vous-même en fonction de votre thème :

Thème disco
– Une boule à facette avec de vieux CDs
– Un mobile en vinyles
– Un centre de table lumineux en cassettes
– Un mur de serpentins en crépon (choisir des couleurs métallisées, holographiques)

Thème James Bond
– Des Photo Booth en carton
– Des menus de table en forme de costard
– Des pochoirs « 007 », pistolet, cible, Aston Martin…

Thème fantasy
– Des origamis licorne et dragon
– Des bouteilles et des fioles de potion (remplies avec du colorant alimentaire ou des sirops)
– Un centre de table végétal d’inspiration elfique
– Des bougies éternelles enchanteresses

Thème anges et démons
– Une guirlande de plumes d’ange déchu
– Un centre de table mi-démoniaque mi-angélique (facile à reproduire)
– De grandes ailes d’ange articulées
– Des dessous de verre pentacles
– Des cornes de diable

Budget moyen : le magasin de décoration

Des boutiques telles Hema, Jour de Fête, Fête Sensation, et de nombreux sites spécialisés tels Le Géant de la Fête, Sweet Party Day ou Vegaoo Party proposent des accessoires de décoration à thème tout prêts. Pour le budget, comptez d’une dizaine à une centaine d’euros en fonction du nombre d’invités et du genre de décoration que vous souhaitez.

Ci-dessous ma petite sélection en fonction de votre thème :

Thème or et argent
– Une guirlande de sequins argentés et des confettis de table dorés – 2.29€ et 3.29€
– Une grande suspension dorée et des ballons argentés – 31€ et 4.50€ pour 5 pièces
– Un canon à confettis dorés et un kit de suspensions argentées – 3.99€ et 13.99€ pour 18 pièces

Thème foot
– Un chemin de table terrain de foot – 7.95€
– Des porte-clés ballons de foot – 5.50€ pour 12 pièces
– Des petits chapeaux pointus ballons de foot – 2.99€ pour 8 pièces

Thème années 60 Flower Power
– Une bannière Peace – 8.95€
– Une guirlande de fleurs en papier – 15.90€
– Des décorations cartonnées hippies – 6.99€ pour 42 pièces

Thème fluo
– Des chapeaux melon fluos – 0.69€ pièce
– De gros confettis multicolores – 6.50€ le sachet
– Une panoplie d’accessoires fluos et phosphorescents – 11.99€ le kit pour 8 personnes

Pour des verres personnalisés et rentables, pensez aux Ecocup ® ! Des gobelets réutilisables en plastique, qui permettront à vos invités de repartir avec un cadeau souvenir.

Budget élevé : passer par un prestataire

Si vous avez réservé une salle avec option décoration, briefez le personnel chargé de tout mettre en place pour qu’il s’adapte à votre thème.

Si vous préférez prospecter vous-même, vous pouvez passer par les professionnels des sites SoDecoration, Evenement Deco, DecorAction ou encore Anne-Sophie Lagoët qui offrent des services à la carte sur devis. Prévoyez un budget de 60€ à 2500€ pour la prestation. Attention, certains prestataires ne prennent pas en charge l’installation de la décoration, ou peuvent le facturer en supplément.

8. Le choix du cadeau pour l’invité d’honneur

Si vous voulez faire un cadeau commun, le plus simple est de mettre en place une cagnotte en ligne. Plusieurs applications existent, comme Leetchi, Le Pot Commun ou encore Coello, qui permettent à chacun de faire un don de la somme qu’il souhaite.

Une fois la cagnotte bouclée, choisissez d’en faire don directement au principal intéressé, ou de la retirer pour acheter un cadeau avec. Attention, des frais de transaction peuvent s’appliquer.

En moyenne, il est de coutume de donner entre 10€ et 30€ lorsque l’on est invité à un anniversaire et qu’une cagnotte est organisée. Si vous décidez de ne pas participer à la cagnotte et de faire un cadeau de votre côté, prévoyez un budget de 20€ à 40€. Ces chiffres sont évidemment variables, à vous de voir avec les participants combien chacun est prêt à mettre si vous avez déjà une idée de cadeau en tête.

Idées cadeaux pour sa maman de 50 ans

– Un coffret parfum – à partir de 30€
– Un soin massage – à partir de 105€
– Une carte cadeau pour faire du shopping – montant libre
– Un joli sac à main – à partir de 80€
– Des places de spectacle ou de concert – à partir de 15€ par personne

Idées cadeaux pour son mari de 40 ans

– Une belle montre en cuir – à partir de 49€
– Un parfum de luxe – à partir de 27.50€
– Un stage de pilotage de voiture de course sur circuit – à partir de 99.90€
– Le nouveau smartphone à la mode – à partir de 650€
– Un séjour œnologique – à partir de 65€ par personne

Idées cadeaux pour sa meilleure amie de 30 ans

– Un beau bijou en or – à partir de 15€
– Un atelier DIY pour apprendre à faire ses cosmétiques bio soi-même – à partir de 19€ par personne
– Une enceinte design – à partir de 199€
– Un séjour bien-être et détente – à partir de 59.90€
– Une carte cadeau dans un magasin de meubles et décoration – à partir de 20€

Idées cadeaux pour son copain de 20 ans

– Des places pour un parc d’attraction – à partir de 6€ par personne
– Un saut en parachute – à partir de 299.90€
– Une console de jeu – à partir de 89.99€
– Un nouvel ordinateur portable – à partir de 245€
– Un casque audio – à partir de 79€

9. Pour résumer

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